Bedrijfsprocessen optimaliseren met LEAN voor minder stress
Een vlot draaiende boerderij zorgt voor minder stress bij de landbouwer. Boerenbond schoof daarom de LEAN-methode naar voren in het project ‘Boerenverstand, rust in je hoofd’.
In het eerste jaar van het project ‘Boerenverstand, rust in je hoofd’ konden boeren onderling praten over mentaal welzijn. Om echter fundamenteel iets aan het stressniveau op de boerderij te veranderen, moeten problemen bij de bron aangepakt worden.
LEAN is een managementmethode die boeren moet helpen om de productiviteit te verbeteren en verspilling en kosten te verminderen, om een goed presterend team en cultuur op te bouwen en om betere resultaten en winst te behalen. Uiteindelijk moet LEAN zo voor minder stress zorgen. “Een beter proces zorgt ook voor meer rust in het hoofd van de boer. Die moet minder brandjes blussen en heeft meer (vrije) tijd over”, zegt Melanie Van Raaij, consulent strategie, afzet en organisatie bij Boerenbond.
Auto’s zijn zoals koeien
De LEAN-methode heeft breed ingang gevonden in de bedrijfswereld en heeft zijn oorsprong in Japan. Autoproducent Toyota ontwikkelde wat toen nog het ‘Toyota-productiesysteem’ heette als reactie op de acute economische situatie die Japan teisterde in de jaren na de Tweede Wereldoorlog.
LEAN kan ook interessant zijn voor melkveehouders en andere boeren. Veel taken op een melkveehouderij zijn immers repetitieve processen die regelmatig herhaald moeten worden, net zoals bij de productie van auto’s. Dat zijn processen die boeren met de LEAN-methode kunnen verbeteren.
De Australische boerin Jana Hocken leerde LEAN kennen toen ze werkte als ingenieur voor Toyota en introduceerde de methode in de landbouw. Ze schreef er een boek over, The Lean Dairy Farm: Eliminate Waste, Save Time, Cut Costs, en gaf voor het Europese project ‘Resilience For Dairy’ een aantal webinars over LEAN in de melkveehouderij. Die zijn te vinden op de website van het project.
Verspilling
Een centraal concept in de LEAN-methode is verspilling. Een LEAN-boer moet immers zijn bedrijf afspeuren naar verspilling in al zijn vormen en die meedogenloos elimineren. Zo moet het bedrijf beter presteren en is de klant meer tevreden. “De grootste uitdaging is erkennen dat er een verspilling is en met een open blik kijken naar de eigen bedrijfsvoering”, zeggen consulenten van Boerenbond.
Verspilling mag je gerust breed zien, legt Hocken uit in een van de webinars. “Het zijn alle onderdelen van ons werk die geen enkele waarde toevoegen aan ons product, voor onze klant of zelfs aan onze boerderijen. Ze kosten boerderijen simpelweg geld.” Bepaalde door de wet verplichte taken vallen daar welteverstaan niet onder.
‘Brown Paper’-oefening
Boerenbond organiseerde in het najaar van 2024 op 5 verschillende locaties een oefening rond het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Daar werden allerhande onderwerpen behandeld, van de vermeerdering van alle typen grassen tot groentepakketten van oogst tot levering.
De LEAN Brown Paper-oefening was de ster van elke sessie. “Dit is een snelle, eenvoudige manier om een proces in kaart te brengen, om te kijken waar de risico’s, inefficiënties, brandjes zitten en om te proberen hier tijdens dezelfde sessie oplossingen voor te vinden”, stelt van Raaij. “In deze oefening wordt een bedrijfsproces visueel in kaart gebracht. Niet hoe die ideaal zou moeten, maar hoe het vandaag loopt. Vervolgens wordt visueel aangegeven waar vandaag de grootste uitdagingen, knelpunten zitten of waar vandaag steeds brandjes geblust moeten worden.”
Samen met andere bedrijfsleiders dachten melkveehouders Christine en Bram van het Klaverhof Agten in Pelt na over de doorloop van kalveren tot 10 weken op hun melkveebedrijf. Die extra paar ogen waren voor Christine een meerwaarde. “Tijdens een brainstormsessie met collega’s zien zij vaak de oplossingen voor problemen op je bedrijf waar jij ze niet meer ziet.”
Op een groot bruin papier moesten Christine en Bram alle stappen tussen de geboorte van het kalf en het moment dat ze afgespeend zijn neerschrijven. “De oefening klinkt simpel, maar elke tussenstap zijn vaak processen op zich die ook in stappen opgedeeld moeten worden.” Zo is de biest klaarmaken een procedure op zich. Tip: gebruik post-its. Je zal vaak gedwongen worden om plaats te maken voor nieuwe tussenstappen.
In een volgende stap identificeerden de melkveehouders verspillingen en knelpunten. Zo hebben Christine en Bram soms te weinig kalverboxen beschikbaar voor nieuwe kalveren, omdat er dringendere taken zijn dan ze uit te kuisen. Samen met hun collega’s dachten ze tijdens de rest van de masterclass na over mogelijke oplossingen voor deze en andere bottlenecks. Op die manier kan je constant op zoek gaan naar de verspilling op je eigen (melkvee)bedrijf, om uiteindelijk meer tijd voor jezelf over te houden.
